Uw gegevens,
in vertrouwde handen.

Klimaatregie is de "verwerkingsverantwoordelijke" in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat betekent dat wij bepalen welke gegevens worden verzameld, met welk doel en hoe we ze beveiligen. Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw rechten kunt u ons bereiken via de onderstaande gegevens.

Wij verwerken uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier, een offerte-aanvraag of via e-mail. Het gaat om de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam: om u persoonlijk aan te spreken in offertes en correspondentie
• Adresgegevens: noodzakelijk voor de installatie en F-gassen administratie
• Telefoonnummer: om afspraken te kunnen plannen of u te bereiken bij vertraging
• E-mailadres: voor offertes, facturen en correspondentie
• IP-adres en technische gegevens: bij bezoek aan onze website voor analyse en beveiliging
• Foto's of beschrijvingen: die u zelf aanlevert voor een passende offerte
• Installatiegegevens: type, model en serienummer van de geplaatste unit, plus de hoeveelheid koudemiddel (wettelijk verplicht)
• Betalingsgegevens: IBAN, transactiegegevens en factuurinformatie voor de afhandeling

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens zoals BSN-nummer, gezondheidsgegevens of politieke voorkeur. Mocht u deze toch aan ons verstrekken (bijvoorbeeld in een toelichting), dan verwijderen wij deze.

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Om u te bellen of e-mailen voor de uitvoering van onze dienstverlening
• Voor het opstellen en versturen van een persoonlijke offerte
• Om de installatie te plannen, uit te voeren en bij u op te leveren
• Voor het afhandelen van uw aanbetaling en eindbetaling via onze betaalpartner
• Voor de wettelijk verplichte F-gassen registratie in ons eigen registratiesysteem, onder ons BRL 100 certificaat (EU Verordening 2024/573)
• Om u via ons klantenportaal Mijn Klimaatregie 24/7 inzage te geven in uw eigen installatiegegevens
• Om u te kunnen bereiken voor jaarlijks onderhoud of garantieafhandeling
• Voor het bijhouden van onze financiële administratie en belastingaangifte
• Om, alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, servicemededelingen te versturen

Wij verzenden geen ongevraagde reclame en delen uw gegevens niet voor marketingdoeleinden met derden, zonder uw toestemming.

Op welke juridische grondslag wij uw gegevens verwerken (AVG):

• Uitvoering van de overeenkomst: voor offerte, planning, installatie, betaling en het klantenportaal
• Wettelijke verplichting: voor de F-gassen registratie en de fiscale bewaarplicht
• Uw toestemming: voor statistiek- en marketingcookies en voor servicemededelingen
• Gerechtvaardigd belang: voor de beveiliging en verbetering van onze website

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verzameld. We hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Financiële administratie (facturen, betalingen): 7 jaar, conform art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen
• F-gassen administratie (installatie-, koudemiddel- en onderhoudsgegevens): 5 jaar, conform EU Verordening 2024/573
• Garantie- en onderhoudsdossiers: tot maximaal 7 jaar na laatste contactmoment
• Offerte-aanvragen zonder opdracht: uiterlijk 12 maanden na aanvraag
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaring (max. 1 jaar)
• Gesprekken met de chatassistent: 90 dagen, daarna automatisch verwijderd
• Correspondentie en e-mailcontacten: zolang relevant voor de relatie, doch maximaal 5 jaar

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens vernietigd of geanonimiseerd voor statistische doeleinden.

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. Uw installatie- en F-gassen administratie houden wij bij in ons eigen registratiesysteem, binnen onze eigen omgeving. Voor de overige onderdelen van onze dienstverlening en het voldoen aan wettelijke verplichtingen is het noodzakelijk dat wij bepaalde gegevens delen met de volgende partijen. Met alle partijen die uw gegevens namens ons verwerken hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

Onderaannemers. Voor de uitvoering van de installatie schakelen wij gecertificeerde ZZP-monteurs in. Aan hen delen wij alleen het hoogstnoodzakelijke: uw naam, adres, telefoonnummer en installatiegegevens. Zij zijn contractueel verplicht tot strikte geheimhouding en AVG-conform handelen.

Wettelijke instanties. In uitzonderingsgevallen kunnen wij verplicht zijn gegevens te delen met overheidsinstanties, denk aan de Belastingdienst, Bureau Veritas (bij BRL 100 audits) of politie en justitie bij juridische vorderingen.

Chatassistent op de website. Typt u in de chat rechtsonder zelf een vraag, dan sturen wij de tekst van dat gesprek naar Anthropic, de maker van de AI-assistent Claude, om er een antwoord op te maken. Uw naam of contactgegevens gaan daarbij alleen mee als u die zelf in de chat typt. Wij bewaren het gesprek 90 dagen: uw vragen, de antwoorden en de knoppen die u daarbij koos. Dat doen wij om de chat te verbeteren en om een vraag na te kunnen kijken als er iets misging. Na 90 dagen wordt het gesprek automatisch verwijderd. Wij slaan daarbij geen IP-adres op; om misbruik te beperken tellen wij alleen per dag hoeveel vragen er vanaf een verbinding komen, en dat zonder het adres zelf te bewaren. Alleen wij kunnen de gesprekken inzien. Laat u via de chat een bericht achter, dan behandelen en bewaren wij dat net als een bericht via het contactformulier, met het gesprek erbij als u dat aangevinkt laat. De vaste knoppen in de chat (zoals prijzen en projecten) werken zonder AI en zonder dat er iets wordt verstuurd.

De meeste van onze verwerkers hebben hun servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Een aantal diensten van Google, Microsoft en Anthropic (zoals Google Drive, Analytics, Ads, Microsoft Clarity en de chatassistent) kan gegevens buiten de EER verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dit gebeurt uitsluitend onder passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het bezoek aan onze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken verschillende soorten cookies:

• Noodzakelijk: op de website zelf plaatsen wij geen cookie. Uw themakeuze en uw keuze in de cookiebanner bewaart uw eigen browser (local storage). Alleen het klantenportaal Mijn Klimaatregie gebruikt een cookie om u ingelogd te houden. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Statistiek- en analyse-cookies: via Google Analytics (GA4) en Microsoft Clarity, om geanonimiseerd te meten hoe bezoekers de website gebruiken, inclusief heatmaps en sessieopnames, zodat we de site kunnen verbeteren.
• Marketing-cookies: via Google Ads, om te meten welke advertenties tot een aanvraag leiden (conversiemeting), zodat onze campagnes effectiever en zuiniger worden.

Statistiek- en marketing-cookies plaatsen wij uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. Wij maken hierbij gebruik van Google Consent Mode v2: zolang u geen toestemming heeft gegeven, worden er geen identificerende cookies geplaatst en wordt alleen geanonimiseerde, geaggregeerde informatie verwerkt. Bij Microsoft Clarity worden ingevulde formuliervelden zoals naam, adres en telefoonnummer standaard automatisch gemaskeerd, zodat deze niet zichtbaar zijn in de opnames.

Een volledig en altijd actueel overzicht van alle cookies, met naam, doel en bewaartermijn, vindt u in ons aparte cookiebeleid. Daar kunt u ook op elk moment uw toestemming aanpassen of intrekken.

Daarnaast kunt u zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat, en kunt u eerder opgeslagen cookies via de instellingen van uw browser verwijderen.

U heeft onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hieronder leggen we ze uit:

Hoe maakt u gebruik van uw rechten? Stuur uw verzoek via ons contactformulier. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van u afkomstig is, kunnen wij u vragen om uzelf te identificeren. We reageren zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek.

Bent u niet tevreden over hoe wij omgaan met uw gegevens of de afhandeling van uw verzoek? Dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Concreet betekent dit onder andere:

• Onze website en ons klantenportaal zijn beveiligd met een SSL-certificaat (te herkennen aan het slotje in de adresbalk)
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die het nodig hebben voor hun werk
• Wij gebruiken sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie waar mogelijk
• Onze software en systemen worden regelmatig bijgewerkt met de laatste beveiligingsupdates
• Met al onze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten
• Bij een datalek volgen wij de wettelijke meldingsprocedure: melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur indien vereist, en indien nodig ook melding aan u als betrokkene

Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact met ons op via ons contactformulier.

Deze privacyverklaring kan op enig moment worden gewijzigd. De meest recente versie staat altijd op klimaatregie.nl. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.